第一节 采购预付款循环审计涉及的主要业务活动 及内部控制测试
　　一、主要凭证和会计记录
　　1．购货与付款循环程序（见图3-4-1）。

图3-4-1 购货付款循环基本程序
　　2．购货与付收款循环中主要业务活动、对应的凭证及记录、相关的认定的关系，如表表3-4-1所示。
表3-4-1 购货与付款循环主要业务活动
主要业务活动 对应的凭证及会计记录 相关的管理当局认定
请购商品和劳务 请购单 存在或发生
编制订购单 订购单 完整性
验收商品 验收单、卖方发票 完整性、存在或发生
储存已验收商品 入库单 存在或发生
编制付款凭单 付款凭单 存在或发生、估价或分摊、完整性
确认与记录负债 应付账款明细账、卖方对账单、转账凭证 存在或发生、完整性、估价或分摊
付款 付款凭证、付款凭单 存在或发生、完整性、估价或分摊
记录现金、存款支出 现金日记账、银行存款日记账 存在或发生、完整性、估价或分摊
　　二、内部控制测试和交易的实质性测试
　　（一）购货业务的内部控制和测试概述
　　一个健全有效的采购与付款循环的内部控制应该包括以下内容：
　　1．采购、验收、储存、会计及财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经上述部门进行相应确认或批准；
　　2．购货交易程序（见图3-4-2）。

图3-4-2 购货交易程序
　　注意：以上有关单证应及时提交会计、财务部门。
　　3．编制按顺序编号的验收单：副本送交采购、会计等部门；
　　4．采购部门将购货发票、订货单及验收单进行比较；
　　5．采购部门填制应付款凭单→批准→支付货款；
　　6．采购部门应对所收各种单据、文件加盖收件日期时刻章；
　　7．应付账款总分类账和明细分类账应按月结账，并相互核对；
　　8．供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和未付凭单明细表相互调节；
　　9．采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度审查是否发生折扣损失。

　　（二） 购货业务的内部控制、控制测试和交易的实质性测试

　　购货与付款循环涉及的业务与凭证很多，在正常的审计中，如果购货与付款循环的内部控制良好，则忽视这一循环的控制测试和交易的实质性测试，仅仅依赖于对与之相关的会计报表项目的实质性测试，往往费时、费力。因此，这一循环的控制测试很重要。
　　1．考虑到购货与付款循环的重要性，注册会计师往往对这一循环采用属性抽样审计方法。在测试该循环的大多数属性时，注册会计师通常选择相对较低的可容忍偏差。并将其中的大额的和不寻常的项目筛选出来，百分之百地加以测试。
　　2．购货和付款循环的业务测试。
动画名称：购货与付款循环业务测试
　　3．购货和付款循环的内部控制
　　其一，适当的职责分离。
　　其二，内部核查程序。
　　第三，购货和付款循环销售与收款循环审计原理大同小异，但其特殊性有三个。
特殊性 注意事项 管理当局认定
1．所记录的购货都确已收到商品或接受劳务 防止那些主要使企业管理层和职员们而非企业本身受益的交易作为企业的营业支出或资产记入账中 存在或发生
2．发生的购货业务都已记录 防止低计企业的负债 完整性
3．所记录的购货业务的估价正确 购货业务在采购明细账中正确记录[截止] 估价或分摊
　　[案例分析]
　　ABC会计师事务所的A和B注册会计师接受委派，对Y集团股份有限公司（以下简称Y公司）2003年12月31日与会计报表相关的内部控制有效性的认定进行审核。Y公司采用手工记账。A和B注册会计师于2004年4月12日至18日对甲公司的内部控制制度进行了解和测试，并在相关审核工作底稿中记录了了解、评价和测试的事项，根据下述情况，假定未描述的其它内部控制不存在缺陷，请指出Y公司内部控制在设计和运行方面的缺陷，并提出改进建议。
　　（1）Y公司产成品发出时，由销售部填制一式四联的出库单。仓库发出产成品后，将第一联出库单留存登记产品卡片，第二联交销售部留存，第三、四联交会计部会计乙登记产成品总账和明细账。　　　　参考答案
　　（2）会计人员戊负责开具销售发票。在开具销售发票之前，先核对装运凭证和相应的经批准的销售单，并根据已授权批准的商品价目表填写销售发票价格，根据装运凭证上的数量填写销售发票的数量。　　参考答案
　　（3）Y公司的材料采购需要经授权批准后方可进行。采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账；一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部只根据附验收单的付款凭单登记有关账簿。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参考答案
　　（4）Y公司设立现金出纳员和银行出纳员。银行出纳员负责到银行取送业务等票据，并登记银行存款日记账。月底银行出纳员取得银行对账单并编制银行存款余额调节表。　　　　　　　　　　　　　　　参考答案
　　4．对存货实质性测试的影响。[永续盘存制的地位和作用]
　　（1）当被审计单位对存货采用永续盘存制核算时，如果注册会计师确信其永续盘存记录是准确、及时的，存货项目的实质性测试程序就可予以简化。
　　（2）被审计单位对永续盘存手续中的购入环节的内部控制，一般应作为审计中的购入业务进行控制测试的对象之一，在审计中起着关键作用。
　　（3）如果这些控制能有效地运行，并且永续盘存记录中又能反映出存货的数量和单位成本，则可以因此减少存货监盘和单位成本测试的工作量。
　　（三）付款业务的内部控制
　　需要指出的是，对于每个企业而言，由于性质、所处行业、规模以及内部控制健全程度等不同，而使得其与付款业务相关的内部控制内容可能有所不同，但财政部发布的《内部会计控制规范――采购与付款（试行）》中规定的以下与付款业务相关的内部控制内容是应当共同遵循的：
　　（四）固定资产的内部控制和控制测试
　　1．固定资产的内部控制、控制要点和主要控制测试程序表
　　2．固定资产认定实质性测试一览表
动画名称：固定资产认定实质性测试一览表
　　（五）在建工程的内部控制和控制测试